쉽게 설명하는 기술

1. 표현의 기술

상대방을 쉽게 이해시키기 위해서는 전달하고자 하는 내용의 논점을 스스로 분명히 해두어야 한다. 먼저 테마가 확실해야 한다. 이야기하는 사람은 자신이 무엇에 대하여 어떻게 이야기할 것인지를 한마디로 표현할 수 있어야 한다. 설명을 할 때 주요 테마가 적으면 적을수록 이야기하고자 하는 내용이 확실하게 전달되며, 기억에 남을 확률도 높아진다. 또한 상대방에 따라 단어 선택에 신중하도록 한다.

이야기는 주제, 부제, 중제, 소제 식으로 구성하고 순서에 입각하여 논리적으로 설명해야 한다. 설명할 내용이 많은 경우에는, 중요도 순으로 이야기해 나간다. 설명할 내용을 간단명료하게 정리한 후 여기에 우선순위를 매겨 가능하면 중요도가 높은 순서대로 이야기하는 것이 설명과 설득의 중요한 포인트다. 설명이나 설득을 할 때는 먼저 말하는 사람 스스로가 목표와 목적을 확실하게 설정해야 한다. 이야기의 전체적인 구조를 이해하게 한 다음 설명으로 들어가는 것이다. 모든 일에는 원인과 결과가 있으며, 그 인과관계를 확실하게 제시해 주어야 상대방의 이해도도 높아진다.

2. 말하기 기술

미국의 심리학자 앨버트 머라비안(Albert Mehrabian)박사의 연구에 따르면, 의사 전달에서 말의 ‘내용’이 차지하는 비중은 겨우 8%밖에 안 된다고 한다. 놀랍게도 ‘목소리’가 38%를 차지했으며, 표정이 35%, 태도가 20%였다. 말하기 기술의 핵심은 말의 내용(겉)과 말의 음색, 속도, 강약/고저, 여백, 발음(속)이 잘 배합되어야 한다는 것이다. 목소리가 아무리 좋아도 말의 내용이 논리에 맞지 않는다면 상대를 설득할 수 없다. 상대를 설득하기 위해서는 말의 내용을 어떻게 구성해야 하는지 살펴보자. (1)사례를 활용한다. (2) 쉬운 용어를 선택한다. (3) 간결하고 짧은 30초 단위의 메시지로 구성하는 것이 좋다.

3. 글 쓰기 기술

문서에는 ‘의사보존 기능’이 있다. 문서는 ‘찰라’를 ‘영원’으로 바꾸는 중요한 역할을 담당한다. 비즈니스에서는 의사결정의 명확한 근거가 모두 이 ‘문서’로 이루어진다. 문서 커뮤니케이션의 핵심기술에 대하여 살펴보면 다음과 같다. (1) 간결함이 최선이다 (2) 분할하여 정복한다 (3) 가설을 수립하고 검증할 수 있어야 한다.

그럼, 지금부터 글 쓰기 능력 향상을 위해 필요한 핵심원칙에 대해 알아보기로 하자. 첫째, 읽는 사람 또는 의사결정자의 입장에서 작성한다. 둘째, 논리적으로 서술한다. 셋째, 최대한 이해하기 쉬운 단어로 작성한다. 넷째, 간결ㆍ명료하게 작성한다. 다섯째, 보기 좋고 읽기 편하게 작성한다. 비즈니스 커뮤니케이션의 핵심기술인 말하기와 글 쓰기는 항상 상호보완적으로 작용한다. 핵심기술과 원칙을 잘 이해하고 있어야만 비즈니스 커뮤니케이션 능력 또한 향상시킬 수 있음을 기억하자.

4. 보고의 기술

보고에서 가장 중요한 것은 상사의 입장에서 생각을 해보는 것이다. 다양한 상황을 파악하기 위해서는 업무 회의 시 사장이 제시한 의견, 다른 유사보고시 상사가 제시한 의견, 좋아했던 보고의 방식, 보고 받길 원하는 시점 등 다양한 정보를 평상시 수집하여 활용할 수 있도록 한다. 커뮤니케이션의 첫째 목적은 상대방과의 ‘소통’이다. 또 다른 보고 기술의 핵심은 메모와 우선순위 파악이다. 상사와 대화를 할 때는 항상 수첩을 펴고 메모한다. 상사가 말하는 거의 모든 사항은 핵심키워드를 중심으로 나중에 기억하기 쉽도록 메모한다. 상사의 말이 끝나면 메모한 사항을 다시 반복해서 말한다. 또한 상사의 이야기를 잘 경청하고 있다는 태도도 필요하다. 또한 보고의 목적이 무엇인지를 구체적으로 생각해보는 것이 효과적인 보고의 핵심이다.

5. 프리젠테이션 기술

프리젠테이션에는 청중, 목적, 장소 등의 세 가지 요소가 고려되어야 한다. 프리젠테이션을 준비할 때에는 항상 ‘프리젠테이션의 목표는 무엇이고 어떤 매체를 활용할 것인가’ ‘내가 설득하려는 사람은 누구인가’ ‘소요시간은 얼마 정도이며 장소는 어떠한가’를 고려해야 한다. 프리젠테이션의 핵심은 ‘목차’를 잡는 것이다. 효과적인 프리젠테이션을 위해서는 비주얼(그래프, 동형 등)을 효과적으로 활용하는 기술이 필요하다. 화려한 비주얼 자료를 이용하여 멋지게 자료를 준비했지만 중요한 메시지가 각 장별로 연결이 되지 않는 경우가 종종 있다. 이럴 경우에는 도표나 그래프위에 헤드라인을 활용한다. 이렇게 하면 청중의 집중도와 이해도를 높일 수 있다. 

이제 프리젠테이션 실행 시 고려할 사항을 살펴보자. (1) 시나리오와 리허설을 실시한다 (2) 시작 전에 긴장을 푼다 (3) 첫인사가 중요하다 (4) 상대의 반응을 살피며 속도와 내용을 조절한다

프리젠테이션은 생방송이다. 이 점을 고려해서 준비를 해야 한다.

출처: 부드럽게 설명하고 강력하게 설득하는 커뮤니케이션 中 (오노 가즈유키 지음/새로운제안)